Digitales Chaos in Echtzeit: Warum ein Tablet keine schlechten Prozesse heilt.
Wenn man heute durch die Büros und Baucontainer unserer Branche läuft, sieht man auf den ersten Blick oft Normalität. Aber wer genauer hinschaut – oder besser: wer hinhört – der merkt, wie sehr es im Gebälk knirscht.
Wir arbeiten in einem historisch gewachsenen System, das zunehmend an seine Grenzen stößt. Früher gab es den Zettel und das Telefon. Das war langsam, aber eindeutig. Heute leben wir in einem wilden Mischmasch.
Informationen kommen auf allen Kanälen gleichzeitig rein: Da ist die WhatsApp-Sprachnachricht vom Polier, der Material braucht. Da ist die Excel-Liste vom Einkauf, die schon wieder veraltet ist, weil sie lokal auf einem Desktop liegt. Da sind E-Mails mit Anhängen, die keiner öffnet. Und dazwischen flattern immer noch die handgeschriebenen Zettel mit Aufmaßen oder Stundennachweisen.
Dieser Kommunikations-Dschungel frisst Zeit. Er frisst Nerven. Und vor allem frisst er Marge.
Der Leidensdruck steigt stetig. Und irgendwann fällt in der Geschäftsführung oder bei der Projektleitung dieser eine Satz. Er klingt nach Aufbruch, nach Erlösung, nach modernem Management:
„Das machen wir jetzt digital“
Die Überzeugung dahinter ist fast rührend: Wenn wir diesen ganzen Wust in eine App packen, löst sich das Chaos in Luft auf. Wenn wir den Bauleitern Tablets geben, werden die Daten plötzlich sauber fließen.
Ich liebe Technik. Aber hier muss ich widersprechen.
Verstehen Sie mich nicht falsch: Ich bin ein Tech-Optimist durch und durch. Ich mag diesen ganzen "Computerkram". Ich begeistere mich für KI, für Cloud-Lösungen und Automatisierung. Ich bin der Letzte, der am Alten festhalten will. Aber genau weil ich mich so tief mit der Materie beschäftige, kenne ich die Grenzen. Und die wichtigste Lektion, die ich in den letzten Jahren gelernt habe, lautet: Technik allein löst keine Probleme.
Software ist kein Heilmittel für organisatorische Krankheiten. Sie ist ein Verstärker. Sie wirkt wie ein Turbolader für Prozesse. Wenn ein Prozess gut ist, macht die Software ihn exzellent und schnell. Wenn ein Prozess schlecht ist, macht die Software ihn katastrophal und schnell.
Es gibt dazu ein bekanntes Zitat, das man sich eigentlich gerahmt in jeden Baucontainer hängen müsste: "Wer einen Scheißprozess digitalisiert, hat danach einen scheiß digitalen Prozess."
Das klingt hart, trifft aber den Kern dessen, woran so viele Digitalisierungs-Projekte scheitern.
Die Illusion der schnellen Lösung: Ein Praxisbeispiel
Lassen Sie uns das konkret machen. Nehmen wir den Klassiker: Die "Panik-Bestellung".
Jeder kennt die Situation auf der Baustelle. Es ist 14:00 Uhr. Dem Monteur fällt “plötzlich” ein, dass er für morgen früh noch dringend Material braucht, um weiterarbeiten zu können. In der analogen Welt bricht jetzt Hektik aus. Er versucht, jemanden im Büro zu erreichen – besetzt. Er schreibt schnell eine WhatsApp, schickt zur Sicherheit noch eine Mail hinterher und ruft parallel den Großhändler an. Das Ergebnis ist Stress auf allen Seiten. Es fallen hohe Frachtkosten für Express-Lieferungen an. Und oft genug wird das Falsche geliefert, weil in der Eile die Artikelnummer verwechselt wurde.
Der digitale Reflex lautet nun: "Wir führen eine Bestell-App ein! Dann wird das alles einfacher."
Aber ist das so?
Schauen wir uns an, was passiert, wenn wir nur das Tool ändern, aber nicht den Ablauf: Der Monteur zückt um 14:00 Uhr sein Tablet. Er klickt sich hektisch durch den Katalog. Die App macht es ihm sogar leichter, schnell irgendwas in den Warenkorb zu werfen. Er drückt auf "Senden".
Das Problem ist: Niemand hat vorher die Regeln geklärt.
Was ist eigentlich ein "Notfall"?
Wer darf überhaupt was bestellen?
Gibt es eine Budgetgrenze?
Warum fällt ihm das verdammt noch mal erst um 14:00 Uhr ein und nicht im Zuge seiner Arbeitsvorbereitung, spätestens beim Tagesstart?
Das Ergebnis der "Digitalisierung": Das Chaos ist nicht weg. Es ist jetzt nur digital. Wir bestellen das falsche Material nun in Echtzeit. Das Lager läuft voll mit Dingen, die keiner braucht, und die Logistikkosten explodieren weiter. Wir haben den Fehler nicht behoben, wir haben ihn nur effizienter gemacht.
Erst das Whiteboard, dann das Tablet
Digitalisierung ist im Kern keine Technologie-Frage. Es ist Organisationsentwicklung. Und Organisationsentwicklung tut weh.
Software ist nämlich gnadenlos. Einem Kollegen auf der Baustelle kann man zurufen: "Schau mal, dass das Zeug irgendwie beikommt… bastel dir was." Einer Software kann man das nicht sagen. Software kennt kein "irgendwie". Sie kennt nur Ja oder Nein. 0 oder 1. Sie zwingt uns dazu, Unschärfen zu beseitigen, mit denen wir uns jahrelang arrangiert haben.
Deshalb lautet mein Rat: Bevor wir über Tablets und Lizenzen reden, müssen wir uns an einen Tisch setzen. Ohne Laptop. Nur mit einem Stift und einem Whiteboard.
Wir müssen die Regeln klären, bevor wir sie in Code gießen. Wir müssen definieren: Bis wie viel Uhr muss bestellt sein? Was ist Standard-Material, was ist Sonderwunsch? Wie gehen wir mit echten Notfällen um?
Erst wenn dieser Ablauf steht, erst wenn er auf dem Papier Sinn ergibt und vom Team verstanden wird – erst dann suchen wir die Software, die genau diesen Ablauf unterstützt.
Mein Rat an Entscheider
Wenn Sie das nächste Mal Budget für digitale Tools freigeben wollen, machen Sie vorher den "Stift-Test".
Nehmen Sie ein Blatt Papier und bitten Sie den Verantwortlichen, den Prozess aufzumalen, der digitalisiert werden soll. Schritt für Schritt.
Wer tut was?
Woher kommt die Info?
Was passiert danach?
Wenn Ihr Gegenüber dabei ins Stottern gerät, Linien durchstreicht oder Sätze sagt wie "Das kommt drauf an" oder "Das machen wir mal so, mal so" – dann kaufen Sie keine Software.
Dann investieren Sie das Geld lieber in guten Kaffee und die Zeit in harte Diskussionen am runden Tisch. Räumen Sie erst auf.
Denn ein Tablet in einem unorganisierten Prozess ist kein Werkzeug. Es ist nur ein sehr teures Frühstücksbrettchen.